Unangemeldete Kassennachschau und ordnungsgemäße Kassenführung
Seit 1. Januar 2018 ist durch die Finanzämter nach § 146b Abgabenordnung (AO) eine unangemeldete Kassennachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten möglich. Geregelt wurde dies durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Relevant ist es vor allem für besonders bargeldintensive Gewerke wie Bäcker, Fleischer, Konditoren, Textilreiniger oder Augenoptiker.
Den Anwendungserlass dazu finden Sie hier.
Nähere Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung und der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften finden Sie auf der Seite der Oberfinanzdirektion Karlsruhe.
Das auf der Seite der Oberfinanzdirektion genannte Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften finden Sie hier.
Das ebenfalls auf der Seite genannte Schreiben vom 28.11.2019 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Sie hier.
Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen sind demnach einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten.
Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich § 22 Abs. 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG). Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ermitteln (Einnahmen-Überschuss-Rechner).
Dazu müssen alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle ebenso wie die mit dem Kassengerät elektronisch erzeugten Rechnungen in elektronischer Form in einem auswertbaren Format aufbewahrt werden. Sichergestellt wird diese sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht bei Registrierkassen durch den Einsatz elektronischer Kassentechnik, die die genannten Anforderungen erfüllt (zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen, sogenannte TSE).
Seit 1. Januar 2020 müssen Registrierkassen die Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle durch eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) schützen.
Am 31. Dezember 2022 endet die Übergangsfrist für nicht konforme Kassen, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden.
Als Sanktionierung für die Missachtung stehen nach § 379 AO Bußgelder von bis zu 25.000 Euro im Raum.
Das Bundesfinanzministerium hat für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen einen Anwendungserlasses vom 30.06.2023 veröffentlicht, welche Angaben ein Kassenbeleg enthalten muss und welche Vorgaben bei der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu beachten sind. Das Dokument finden Sie rechts im Downloadbereich.
Die Anforderung an den Beleg finden Sie dort ab der Seite 22 unter dem Punkt 2.4.
Beachten Sie:
Eine Registrierkasse ist aber keine Pflicht.
Als Alternative können kleine Betriebe auch eine offene Ladenkasse verwenden. Dafür ist es allerdings nötig, die Tageseinnahmen in einem Kassenbericht festzuhalten. Empfehlenswert ist zum Gegenrechnen ein Zählprotokoll.
Beachten Sie zur ordnungsgemäßen Kassenführung:
Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von zentraler Bedeutung. Werden die Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen gravierende Steuernachzahlungen. Da die Umsetzung dieser Regelungen viele Anwender vor große Herausforderungen stellt, hat der ZDH eine Handreichung zur Kassenführung erarbeitet. Die überarbeitete Fassung der Handreichung vom April 2024 finden Sie im exklusiven Kundenbereich.
Im Downloadbereich finden Sie eine Arbeitshilfe zur Kassen-Nachschau.
Bei Fragen zur Kassenführung können Sie sich gerne an einen Betriebsberater in Ihrer Nähe wenden.
Das Bundesfinanzministerium bietet als Informationsquelle zur steuerlich korrekten Kassenführung FAQs an.