Pflichten nach dem Nachweisgesetz und Änderungen der Formerfordernisse im NachweisgesetzNachweisgesetz

• Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
  
  
• bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
  a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
  b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
  c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
  d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
  
  
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
  
  
• Bei Auslandseinsätzen von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen oder Entsendungen sind zusätzlich die in § 2 Abs. 2 und 3 NachwG (siehe unten Punkt „Auslandseinsätze außerhalb der BRD und Entsendungen“) genannten Angaben niederzuschreiben.

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen.

Zum 1. Januar 2025 kann die Niederschrift auch in Textform (z. B. per E-Mail) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn

• das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
• gespeichert und ausgedruckt werden kann
  und
• der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Im Hinblick auf den hohen Beweiswert des Nachweises der wesentlichen Vertragsbedingungen im arbeitsgerichtlichen Verfahren haben Arbeitnehmer im Falle der Erteilung in Textform zusätzlich einen Anspruch auf Erteilung des Nachweises in Schriftform, wenn sie dies verlangen. Der Arbeitgeber muss dem unverzüglich nachkommen und auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen hinweisen. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber entgegen seiner Pflicht den Nachweis gar nicht erteilt hat. Die elektronische Form ist in diesen Fällen ausgeschlossen.

Hinweis:

Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ist nicht in Wirtschaftsbereichen und -zweigen nach § 2 a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zulässig. Dort ist nach wie vor die Schriftform zum Schutz der Arbeitnehmer einzuhalten. Die elektronische Form ist dort ausgeschlossen.

Achtung:

Befristete Arbeitsverträge sind grundsätzlich schriftlich zu schließen. Die Textform reicht hier generell nicht aus. Bei Fehlen einer schriftlichen Befristungsvereinbarung gilt das Arbeitsverhältnis von Beginn an als unbefristet.

Die wesentlichen Vertragsbedingungen bzw. Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 6-8 und 10-14 NachwG können durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen (bei Vorhandensein eines Betriebsrats) ersetzt werden.

Wird dem Arbeitgeber ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt, der die wesentlichen Vertragsbedingungen enthält, entfällt die Pflicht einer Niederschrift nach den § 2 Abs. 1, 2 und 3 Nachweisgesetz.

Zum 1. Januar 2025 reicht hierfür auch aus, dass ein solcher Arbeitsvertrag in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt wird,

• das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
• gespeichert und ausgedruckt werden kann
  und
• der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Auch in diesem Fall kann der Arbeitnehmer zusätzlich verlangen, unverzüglich einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen unter Hinweis auf deren Geltungsbeginn in Schriftform zu erhalten.

Hinweis:

Der Nachweisersatz durch einen Arbeitsvertrag in Textform ist jedoch in Wirtschaftsbereichen und -zweigen nach § 2 a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nicht möglich. D. h. nur ein die wesentlichen Vertragsbedingungen enthaltender Arbeitsvertrag in Schriftform kann bei Arbeitsverhältnissen in den Schwarzarbeitsbranchen die Verpflichtung nach § 2 Abs. 1, 2 und 3 NachwG entfallen lassen.

Bei länger als vier aufeinanderfolgende Wochen dauernden Arbeitseinsätzen außerhalb der BRD sind neben den wesentlichen Vertragsbedingungen gem. § 2 Abs. 1 S. 7 NachwG noch das Einsatzland, geplante Dauer des Einsatzes, die Währung, in der die Entlohnung erfolgt und sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- und Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-. Verpflegungs- und Unterbringungskosten und ggfls. Rückkehrbedingungen gem. § 2 Abs. 2 NachwG schriftlich aufzuführen.

Bei Entsendungen im Sinne der Entsenderichtlinie muss die Niederschrift gem. § 2 Abs. 3 NachwG noch folgende zusätzliche Angaben enthalten: Entlohnung nach dem Recht des Mitgliedstaats, in dem Arbeit geleistet werden soll sowie Link zu einziger offizieller nationaler Website, die der Mitgliedstaat betreibt.

Auch hier kann die Pflicht des Arbeitgebers durch eine Niederschrift in Textform erfüllt werden. Zu den Formanforderungen und den Ausnahmen siehe oben die Punkte „Form der Niederschrift“ und „Wann entfällt die Verpflichtung nach dem Nachweisgesetz?“.

Zu beachten sind die unterschiedlichen Fristen gem. § 2 Abs. 1 S. 9 NachwG, bis wann die Niederschrift bzw. der Arbeitsvertrag unterschrieben an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden muss:

• bei den Angaben gem. § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 1, 7 und 8 NachwG spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung,
• bei den Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 2-6, 9 und 10 NachwG spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses
  und
• bei den übrigen Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses 

Auch Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen und der gemäß § 2 Abs. 3 und 4 NachwG zusätzlichen Angaben bei Auslandseinsätzen/Entsendungen sind dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitzuteilen. Dies gilt nicht bei einer Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.

Die Änderungen können auch in Textform erfolgen. Zu den Voraussetzungen und Ausnahmen hierzu siehe oben die Ausführungen im Punkt „Form der Niederschrift“.

Für vor dem 1. August 2022 bestehende Arbeitsverhältnisse ist letztlich zunächst nichts zu unternehmen.

Liegt jedoch weder ein Arbeitsvertrag, der die wesentlichen Vertragsbedingungen enthält, noch eine entsprechende Niederschrift nach dem Nachweisgesetz vor, so kann der Arbeitnehmer verlangen, dass ihm eine die Anforderungen des Nachweisgesetzes erfüllende Niederschrift auszuhändigen ist.

Dies muss der Arbeitgeber spätestens am siebten Tag (bei den Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 1 – 10 NachwG) bzw. spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung (bei den übrigen Angaben) tun.

Generell ist es aber ratsam, auch für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 bestanden, die wesentlichen Vertragsbedingungen in Schrift- bzw. Textform zu fassen.

Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Pflichten (Erstellen einer Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen gem. § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG und die Zusatzangaben gem. § 2 Abs. 2 und 3 NachwG), Mitteilungspflicht nach § 3 NachwG droht eine Geldbuße bis zu 2.000 Euro.

Auch bei Abschluss eines Praktikumsvertrags sind die in § 2 Abs. 1 a NachwG aufgeführten wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.